Contrato de aluguer de photobooth 360: as 12 cláusulas que todo o operador precisa

Um contrato de aluguer de photobooth 360 deixa por escrito que serviço presta, quando, a que preço e o que acontece se algo mudar: o sinal, o cancelamento, o espaço e a eletricidade, a segurança na plataforma, a entrega dos vídeos e a utilização das imagens. É o que transforma um «até sábado» num acordo que o protege a si e ao cliente.

Este guia percorre as cláusulas que não podem faltar. É uma lista de verificação para operadores, não aconselhamento jurídico: antes de usar o seu contrato, peça a um advogado que o reveja, porque as regras de defesa do consumidor e de proteção de dados mudam de país para país.

Em resumo

• Serviço claro: o pacote, as horas e o que é entregue, sem adjetivos.
• Dinheiro por escrito: preço, sinal, datas de pagamento e horas extra.
• Cancelamento: o que acontece ao sinal e a uma mudança de data.
• O que precisa no espaço: área livre, tomada, acesso e ligação à internet.
• Imagens: como são entregues os vídeos e se os pode usar para promover o seu trabalho.

Porque precisa de um contrato mesmo num evento pequeno

Os problemas não surgem nos eventos grandes, surgem nos que se fecharam por mensagem: o cliente que cancela na semana anterior, a sala sem tomada por perto, a festa que se prolonga duas horas ou o convidado que sobe à plataforma de copo na mão. Um contrato não evita esses momentos, mas decide de antemão como se resolvem, e isso poupa-lhe discussões no dia do evento.

Além disso, transmite uma imagem profissional. Um cliente que assina um contrato claro confia mais em si e recomenda-o com mais facilidade, que é a base para conseguir clientes para o seu photobooth 360.

As 12 cláusulas de um contrato de photobooth 360

1. Partes e dados do evento. Quem contrata, com o NIF e os dados de faturação se for uma empresa, e a data, o horário e a morada do evento.
2. Serviço contratado. O pacote com as horas de serviço, o operador, os adereços e tudo o que inclui. Se tem pacotes fechados, remeta para eles aqui.
3. Preço, sinal e pagamentos. O total, o sinal que reserva a data, quando se paga o restante e de que forma.
4. Cancelamento e mudança de data. Que parte do sinal é devolvida consoante a antecedência e se o evento pode passar para outra data.
5. Horário, montagem e horas extra. A que horas chega, quanto tempo demora a montar, quando começa o serviço e quanto custa cada hora adicional.
6. Espaço, eletricidade e acesso. O espaço livre de que a plataforma precisa, uma tomada por perto, o acesso para descarregar o material e o que acontece se o evento for ao ar livre e chover.
7. Ligação à internet. Para gravar não é necessária, mas para entregar cada vídeo na hora por código QR, é. Indique quem a assegura e o que acontece se não houver.
8. Segurança na plataforma. O número máximo de pessoas, nada de bebidas em cima e o seu direito a parar o serviço se alguém puser a segurança em risco.
9. Danos e responsabilidade. Quem responde se um convidado partir o equipamento e que limite tem a sua responsabilidade se algo falhar.
10. Personalização e prazos. Até que data o cliente lhe envia o logótipo, os nomes ou a música, e quando aprova a moldura.
11. Entrega dos vídeos. Como os convidados recebem o seu vídeo, como o cliente recebe a galeria completa e durante quanto tempo lhe pode aceder.
12. Utilização das imagens e privacidade. Se pode usar os vídeos nas suas redes sociais, como são informados os convidados e como são tratados os seus dados de acordo com o RGPD.

Cláusulas extra para empresas e ativações de marca

Com empresas, o contrato costuma ser mais longo. Acrescente quem aprova o design da moldura com o logótipo, a autorização para usar a marca do cliente, os dados de faturação e a nota de encomenda, e quem decide o texto da mensagem que acompanha cada vídeo. Se a ativação recolher dados dos participantes, deixe claro quem é o responsável por esses dados. Mais ideias para este tipo de eventos no guia de photobooths 360 em ativações de marca.

Como enviar e assinar o contrato

• Junto com o orçamento: o cliente vê as condições antes de decidir, não depois.
• Assinatura digital: mais rápida do que imprimir e digitalizar, e fica registada.
• O sinal no momento da assinatura: a data só fica reservada quando chegam as duas coisas.
• Uma cópia para cada parte, guardada com os restantes dados do evento.
• Um lembrete na semana anterior com o horário, o espaço e a ligação.

Os erros mais comuns

1. Fechar o evento por mensagem e deixar o contrato para depois.
2. Copiar uma minuta de outro país sem a adaptar à lei portuguesa.
3. Não pôr preço nas horas extra, que são sempre pedidas à última hora.
4. Prometer entrega imediata sem perguntar se a sala tem internet.
5. Esquecer a utilização das imagens e depois não poder mostrar o seu melhor trabalho.

Do contrato ao evento: cumprir o que assinou

O que assina tem de o conseguir cumprir da mesma forma em todos os eventos. Com o Snap360 deixa o evento preparado com a moldura, a música e a forma de entrega antes de sair, e a app grava sem ligação mesmo que a rede da sala falhe. Os convidados recebem o seu vídeo por código QR, o cliente fica com a galeria do evento, e nos planos pagos os eventos ficam guardados durante 12 meses. Se ainda está a montar o seu serviço, reveja como montar um photobooth 360 num evento e Comece grátis com o Snap360.

Se a sua oferta ainda não está fechada, comece pelos seus pacotes de aluguer de photobooth 360: com eles claros, o contrato quase se escreve sozinho.

Perguntas frequentes