Ein Mietvertrag für die 360 Fotobox hält schriftlich fest, welche Leistung Sie erbringen, wann, zu welchem Preis und was passiert, wenn sich etwas ändert: Anzahlung, Stornierung, Platz und Strom, Sicherheit auf der Plattform, Übergabe der Videos und Nutzung der Aufnahmen. So wird aus einem „Bis Samstag dann“ eine Vereinbarung, die Sie und die Kundschaft schützt.
Dieser Leitfaden geht die Klauseln durch, die nicht fehlen dürfen. Er ist eine Checkliste für Betreiber, keine Rechtsberatung: Lassen Sie Ihren Vertrag vor dem Einsatz von einer Anwältin oder einem Anwalt in Ihrem Land prüfen, denn Verbraucher- und Datenschutzrecht unterscheiden sich von Land zu Land.
Auf einen Blick
- Klare Leistung: das Paket, die Stunden und was geliefert wird, ohne Adjektive.
- Geld schriftlich: Preis, Anzahlung, Zahlungstermine und Zusatzstunden.
- Stornierung: was mit der Anzahlung und bei einer Terminverschiebung passiert.
- Was Sie in der Location brauchen: Platz, Steckdose, Zufahrt und Internetverbindung.
- Aufnahmen: wie die Videos übergeben werden und ob Sie sie für Ihre Werbung nutzen dürfen.
Warum Sie auch bei kleinen Events einen Vertrag brauchen
Ärger gibt es selten bei den großen Events, sondern bei denen, die per Nachricht zugesagt wurden: die Kundin, die eine Woche vorher absagt, die Location ohne Steckdose in der Nähe, die Feier, die zwei Stunden länger geht, oder der Gast, der mit einem Glas in der Hand auf die Plattform steigt. Ein Vertrag verhindert solche Momente nicht, aber er legt vorher fest, wie sie gelöst werden, und das erspart Ihnen Diskussionen am Eventtag.
Außerdem wirkt er professionell. Wer einen klaren Vertrag unterschreibt, vertraut Ihnen mehr und empfiehlt Sie leichter weiter, und genau das ist die Grundlage, um Kunden für Ihre 360 Fotobox zu gewinnen.
Die 12 Klauseln für Ihren 360 Fotobox Vertrag
- Vertragsparteien und Eventdaten. Wer bucht, bei Firmen mit Rechnungsdaten, dazu Datum, Uhrzeit und Adresse des Events.
- Gebuchte Leistung. Das Paket mit Servicestunden, Betreuung vor Ort, Requisiten und allem, was enthalten ist. Wenn Sie feste Pakete haben, verweisen Sie hier darauf.
- Preis, Anzahlung und Zahlungen. Der Gesamtbetrag, die Anzahlung, die den Termin reserviert, wann der Rest fällig ist und wie bezahlt wird.
- Stornierung und Terminverschiebung. Welcher Teil der Anzahlung je nach Vorlaufzeit zurückgezahlt wird und ob das Event verschoben werden kann.
- Zeitplan, Aufbau und Zusatzstunden. Wann Sie ankommen, wie lange der Aufbau dauert, wann der Service beginnt und was jede zusätzliche Stunde kostet.
- Platz, Strom und Zufahrt. Die freie Fläche, die die Plattform braucht, eine Steckdose in der Nähe, die Zufahrt zum Ausladen und was passiert, wenn das Event draußen stattfindet und es regnet.
- Internetverbindung. Für die Aufnahme ist sie nicht nötig, für die sofortige Übergabe jedes Videos per QR-Code schon. Halten Sie fest, wer sie stellt und was passiert, wenn es keine gibt.
- Sicherheit auf der Plattform. Die maximale Personenzahl, keine Getränke auf der Plattform und Ihr Recht, den Service zu unterbrechen, wenn jemand die Sicherheit gefährdet.
- Schäden und Haftung. Wer haftet, wenn ein Gast das Equipment beschädigt, und wie weit Ihre Haftung reicht, wenn etwas schiefgeht.
- Personalisierung und Fristen. Bis wann die Kundschaft Ihnen Logo, Namen oder Song schickt und wann sie den Rahmen freigibt.
- Übergabe der Videos. Wie die Gäste ihr Video bekommen, wie die Kundschaft die komplette Galerie erhält und wie lange sie darauf zugreifen kann.
- Nutzung der Aufnahmen und Datenschutz. Ob Sie die Videos auf Ihren Kanälen zeigen dürfen, wie die Gäste informiert werden und wie ihre Daten nach dem Recht Ihres Landes verarbeitet werden.
Zusätzliche Klauseln für Firmen und Markenaktivierungen
Bei Firmen ist der Vertrag meist länger. Ergänzen Sie, wer das Rahmendesign mit dem Logo freigibt, die Erlaubnis zur Nutzung der Marke der Kundschaft, die Rechnungsdaten und die Bestellnummer sowie wer den Text der Nachricht festlegt, die jedes Video begleitet. Wenn die Aktivierung Daten der Teilnehmenden erhebt, halten Sie fest, wer für diese Daten verantwortlich ist. Mehr Ideen für solche Events finden Sie im Leitfaden zu 360 Fotoboxen bei Markenaktivierungen.
So versenden und unterschreiben Sie den Vertrag
- Zusammen mit dem Angebot: Die Kundschaft sieht die Bedingungen vor der Entscheidung, nicht danach.
- Elektronische Unterschrift: schneller als Drucken und Scannen, und sie ist dokumentiert.
- Anzahlung bei Unterschrift: Der Termin ist reserviert, wenn beides da ist.
- Eine Kopie für jede Seite, abgelegt bei den übrigen Eventdaten.
- Eine Erinnerung eine Woche vorher mit Zeitplan, Platz und Internetverbindung.
Die häufigsten Fehler
- Das Event per Nachricht zusagen und den Vertrag auf später verschieben.
- Eine Vorlage aus einem anderen Land kopieren, ohne sie an Ihr Recht anzupassen.
- Keinen Preis für Zusatzstunden festlegen, die immer in letzter Minute gewünscht werden.
- Sofortige Übergabe versprechen, ohne zu fragen, ob die Location Internet hat.
- Die Nutzung der Aufnahmen vergessen und dann Ihre beste Arbeit nicht zeigen können.
Vom Vertrag zum Event: halten, was Sie unterschrieben haben
Was Sie unterschreiben, müssen Sie bei jedem Event gleich erfüllen können. Mit Snap360 bereiten Sie das Event mit Rahmen, Musik und Übergabeart vor, bevor Sie losfahren, und die App nimmt offline auf, auch wenn das Netz in der Location ausfällt. Die Gäste bekommen ihr Video per QR-Code, die Kundschaft erhält die Galerie des Events, und in den kostenpflichtigen Plänen bleiben die Events 12 Monate gespeichert. Wenn Sie Ihren Service noch aufbauen, lesen Sie, wie Sie eine 360 Fotobox auf dem Event aufbauen, und Starten Sie Snap360 GRATIS.
Steht Ihr Angebot noch nicht, beginnen Sie mit Ihren 360 Fotobox Paketen: Sind sie klar, schreibt sich der Vertrag fast von selbst.
Häufige Fragen
Was muss in einen 360 Fotobox Vertrag?
Die Daten der Vertragsparteien und des Events, die gebuchte Leistung, Preis und Anzahlung, Stornierung, Zeitplan und Zusatzstunden, Platz und Strom, Sicherheit auf der Plattform, Schäden, die Übergabe der Videos und die Nutzung der Aufnahmen. Lassen Sie ihn von einer Anwältin oder einem Anwalt in Ihrem Land prüfen.
Wie hoch sollte die Anzahlung für eine 360 Fotobox sein?
Hoch genug, damit die Reservierung des Termins eine echte Verbindlichkeit hat und Sie abgesichert sind, wenn die Kundschaft storniert und Sie den Tag nicht mehr verkaufen können. Jeder Betreiber legt seinen Prozentsatz nach seinem Markt fest. Wichtig ist, ihn im Vertrag festzuhalten, zusammen mit dem, was in jedem Fall mit der Anzahlung passiert.
Was passiert, wenn die Kundschaft das Event storniert?
Das, was in der unterschriebenen Stornoklausel steht. Üblich sind Fristen: Je näher am Event storniert wird, desto weniger von der Anzahlung wird zurückgezahlt. Sie können auch eine Terminverschiebung innerhalb eines bestimmten Zeitraums anbieten, was die Situation für beide Seiten oft besser löst.
Darf ich die Videos des Events auf meinen Kanälen zeigen?
Nur wenn der Vertrag es erlaubt und das Datenschutzrecht Ihres Landes eingehalten wird. Nehmen Sie eine Klausel zur Nutzung der Aufnahmen auf, vereinbaren Sie, wie die Gäste informiert werden, und respektieren Sie alle, die nicht gezeigt werden möchten. Bei Firmenevents holen Sie zusätzlich die ausdrückliche Erlaubnis ein, die Marke zu zeigen.
Braucht man für einen kleinen Geburtstag einen Vertrag?
Ja, auch wenn er kurz ist. Ein Geburtstag hat dieselben Risiken wie eine Hochzeit: Stornierungen, Zusatzstunden, zu wenig Platz oder beschädigtes Equipment. Ein einseitiger Vertrag mit Leistung, Preis, Anzahlung und Stornierung schützt Sie bereits und wirkt auf die Kundschaft professioneller.
