Hợp đồng thuê photobooth 360: 12 điều khoản không thể thiếu

Hợp đồng thuê photobooth 360 ghi rõ bằng văn bản bạn cung cấp dịch vụ gì, khi nào, với giá bao nhiêu và chuyện gì xảy ra nếu có thay đổi: tiền cọc, hủy lịch, mặt bằng và điện, an toàn trên bàn xoay, giao video và quyền sử dụng hình ảnh. Đó là thứ biến câu “hẹn gặp thứ Bảy nhé” thành một thỏa thuận bảo vệ cả bạn lẫn khách hàng.

Bài này điểm qua những điều khoản không thể thiếu. Đây là danh sách kiểm tra dành cho đơn vị vận hành, không phải tư vấn pháp lý: trước khi dùng hợp đồng, hãy nhờ luật sư tại nước bạn xem lại, vì quy định về bảo vệ người tiêu dùng và dữ liệu cá nhân mỗi nơi một khác.

Tóm tắt

• Dịch vụ rõ ràng: gói, số giờ và những gì được giao, không dùng tính từ.
• Tiền bạc ghi trên giấy: giá, tiền cọc, ngày thanh toán và giờ phát sinh.
• Hủy lịch: chuyện gì xảy ra với tiền cọc và khi đổi ngày.
• Những gì bạn cần ở địa điểm: mặt bằng, ổ điện, lối vào và kết nối internet.
• Hình ảnh: video được giao thế nào và bạn có được dùng để quảng bá hay không.

Vì sao cần hợp đồng dù sự kiện nhỏ

Rắc rối không đến từ các sự kiện lớn, mà từ những sự kiện chốt qua tin nhắn: khách hủy trước một tuần, nhà hàng không có ổ điện gần đó, bữa tiệc kéo dài thêm hai tiếng hay vị khách cầm ly rượu bước lên bàn xoay. Hợp đồng không ngăn được những lúc đó, nhưng quyết định trước cách giải quyết, và giúp bạn tránh tranh cãi ngay trong ngày sự kiện.

Ngoài ra, hợp đồng tạo hình ảnh chuyên nghiệp. Khách hàng ký một hợp đồng rõ ràng sẽ tin bạn hơn và dễ giới thiệu bạn hơn, đó là nền tảng để tìm khách hàng cho photobooth 360.

12 điều khoản của hợp đồng thuê photobooth 360

1. Các bên và thông tin sự kiện. Ai là bên thuê, kèm thông tin xuất hóa đơn nếu là doanh nghiệp, cùng ngày, giờ và địa chỉ sự kiện.
2. Dịch vụ được thuê. Gói dịch vụ với số giờ phục vụ, nhân viên vận hành, đạo cụ và mọi thứ đi kèm. Nếu bạn có các gói cố định, hãy dẫn link từ đây.
3. Giá, tiền cọc và thanh toán. Tổng tiền, khoản cọc để giữ ngày, khi nào thanh toán phần còn lại và bằng hình thức nào.
4. Hủy lịch và đổi ngày. Hoàn lại bao nhiêu tiền cọc tùy theo thời gian báo trước, và có thể dời sự kiện sang ngày khác hay không.
5. Giờ giấc, lắp đặt và giờ phát sinh. Mấy giờ bạn đến, lắp đặt mất bao lâu, khi nào bắt đầu phục vụ và mỗi giờ phát sinh tính bao nhiêu.
6. Mặt bằng, điện và lối vào. Khoảng trống bàn xoay cần, một ổ điện gần đó, lối vào để chuyển thiết bị và chuyện gì xảy ra nếu sự kiện ngoài trời gặp mưa.
7. Kết nối internet. Để quay thì không cần, nhưng để gửi từng video ngay tại chỗ qua mã QR thì cần. Ghi rõ ai cung cấp và chuyện gì xảy ra nếu không có.
8. An toàn trên bàn xoay. Số người tối đa, không mang đồ uống lên bàn xoay và quyền của bạn được dừng dịch vụ nếu ai đó gây nguy hiểm.
9. Hư hỏng và trách nhiệm. Ai chịu trách nhiệm nếu khách mời làm hỏng thiết bị, và trách nhiệm của bạn giới hạn đến đâu nếu có sự cố.
10. Cá nhân hóa và thời hạn. Hạn chót để khách hàng gửi logo, tên hoặc bài hát, và khi nào họ duyệt khung.
11. Giao video. Khách mời nhận video thế nào, khách hàng nhận toàn bộ thư viện ra sao và được truy cập trong bao lâu.
12. Quyền sử dụng hình ảnh và quyền riêng tư. Bạn có được đăng video lên mạng xã hội của mình không, khách mời được thông báo thế nào và dữ liệu của họ được xử lý ra sao theo luật nước bạn.

Điều khoản bổ sung cho doanh nghiệp và kích hoạt thương hiệu

Với doanh nghiệp, hợp đồng thường dài hơn. Hãy thêm ai là người duyệt thiết kế khung có logo, quyền sử dụng thương hiệu của khách hàng, thông tin xuất hóa đơn và đơn đặt hàng (PO), cùng ai quyết định nội dung tin nhắn đi kèm từng video. Nếu hoạt động kích hoạt có thu thập dữ liệu người tham gia, hãy ghi rõ ai chịu trách nhiệm về dữ liệu đó. Thêm ý tưởng cho loại sự kiện này trong hướng dẫn photobooth 360 cho brand activation.

Cách gửi và ký hợp đồng

• Gửi kèm báo giá: khách hàng xem điều kiện trước khi quyết định, không phải sau.
• Chữ ký điện tử: nhanh hơn in ra rồi scan, và có lưu vết.
• Đặt cọc khi ký: ngày chỉ được giữ khi có đủ cả hai.
• Mỗi bên giữ một bản, lưu cùng các thông tin khác của sự kiện.
• Nhắc lịch trước một tuần về giờ giấc, mặt bằng và kết nối mạng.

Những sai lầm thường gặp nhất

1. Chốt sự kiện qua tin nhắn rồi để hợp đồng tính sau.
2. Chép mẫu hợp đồng của nước khác mà không điều chỉnh theo luật nước mình.
3. Không ghi giá giờ phát sinh, thứ luôn được yêu cầu vào phút chót.
4. Hứa giao video ngay lập tức mà không hỏi địa điểm có internet hay không.
5. Quên điều khoản sử dụng hình ảnh để rồi không thể khoe những tác phẩm đẹp nhất của mình.

Từ hợp đồng đến sự kiện: làm đúng những gì đã ký

Những gì bạn ký thì phải làm được như nhau ở mọi sự kiện. Với Snap360, bạn chuẩn bị sẵn sự kiện với khung, nhạc và cách giao video trước khi xuất phát, và app quay video không cần mạng kể cả khi mạng ở địa điểm chập chờn. Khách mời nhận video qua mã QR, khách hàng có thư viện của sự kiện, và với các gói trả phí của Snap360, sự kiện được lưu trữ trong 12 tháng. Nếu bạn vẫn đang xây dựng dịch vụ, hãy xem lại cách lắp đặt photobooth 360 tại sự kiện và Bắt đầu miễn phí với Snap360.

Nếu ưu đãi của bạn chưa rõ ràng, hãy bắt đầu từ các gói thuê photobooth 360: khi gói đã rõ, hợp đồng gần như tự viết.

Câu hỏi thường gặp