Ett hyresavtal för en 360-fotobås slår skriftligt fast vilken tjänst du levererar, när, till vilket pris och vad som händer om något ändras: handpenningen, avbokningen, utrymmet och strömmen, säkerheten på plattformen, leveransen av videorna och användningen av bilderna. Det är det som gör ett ”vi ses på lördag” till en överenskommelse som skyddar både dig och kunden.
Den här guiden går igenom klausulerna som inte får saknas. Det är en checklista för operatörer, inte juridisk rådgivning: innan du använder ditt avtal, låt en jurist i ditt land granska det, eftersom konsumentregler och dataskyddsregler skiljer sig mellan länder.
Kort sammanfattat
- Tydlig tjänst: paketet, timmarna och vad som levereras, utan adjektiv.
- Pengar skriftligt: pris, handpenning, betalningsdatum och extra timmar.
- Avbokning: vad som händer med handpenningen och vid ett datumbyte.
- Det du behöver i lokalen: utrymme, eluttag, åtkomst och internetuppkoppling.
- Bilder: hur videorna levereras och om du får använda dem i din marknadsföring.
Därför behöver du avtal även när evenemanget är litet
Problemen kommer inte på de stora evenemangen, de kommer på dem som bokades via ett sms: kunden som avbokar veckan innan, lokalen utan eluttag i närheten, festen som drar över med två timmar eller gästen som kliver upp på plattformen med ett glas i handen. Ett avtal hindrar inte de stunderna, men det bestämmer i förväg hur de ska lösas, och det sparar dig diskussioner på evenemangsdagen.
Dessutom ser det professionellt ut. En kund som skriver under ett tydligt avtal litar mer på dig och rekommenderar dig lättare, och det är grunden för att hitta kunder till din 360-fotobås.
De 12 klausulerna i ett avtal för 360-fotobås
- Parter och uppgifter om evenemanget. Vem som bokar, med organisationsnummer och fakturauppgifter om det är ett företag, samt datum, tider och adress för evenemanget.
- Bokad tjänst. Paketet med servicetimmar, operatör, rekvisita och allt som ingår. Om du har fasta paket, hänvisa till dem här.
- Pris, handpenning och betalningar. Totalbeloppet, handpenningen som reserverar datumet, när resten ska betalas och på vilket sätt.
- Avbokning och datumbyte. Hur stor del av handpenningen som återbetalas beroende på hur långt i förväg man avbokar, och om evenemanget kan flyttas till ett annat datum.
- Tider, uppsättning och extra timmar. När du kommer, hur lång tid uppsättningen tar, när tjänsten börjar och vad varje extra timme kostar.
- Utrymme, el och åtkomst. Den fria yta som plattformen behöver, ett eluttag i närheten, åtkomst för att lasta av och vad som händer om evenemanget är utomhus och det regnar.
- Internetuppkoppling. För att spela in behövs den inte, men för att leverera varje video direkt via QR-kod gör den det. Ange vem som ordnar den och vad som händer om den saknas.
- Säkerhet på plattformen. Max antal personer, inga drycker på plattformen och din rätt att stoppa tjänsten om någon utsätter den för risk.
- Skador och ansvar. Vem som ansvarar om en gäst förstör utrustningen och vilken gräns ditt ansvar har om något går fel.
- Anpassning och tidsfrister. Till vilket datum kunden skickar logga, namn eller låt till dig, och när kunden godkänner ramen.
- Leverans av videorna. Hur gästerna får sin video, hur kunden får hela galleriet och hur länge kunden har tillgång till det.
- Användning av bilderna och integritet. Om du får använda videorna i dina kanaler, hur gästerna informeras och hur deras personuppgifter behandlas enligt lagen i ditt land.
Extra klausuler för företag och varumärkesaktiveringar
Med företag blir avtalet oftast längre. Lägg till vem som godkänner designen av ramen med loggan, tillstånd att använda kundens varumärke, fakturauppgifterna och inköpsordern, samt vem som bestämmer texten i meddelandet som följer med varje video. Om aktiveringen samlar in uppgifter från deltagarna, gör det tydligt vem som är personuppgiftsansvarig. Fler idéer för den här typen av evenemang finns i guiden om 360-fotobås vid varumärkesaktiveringar.
Så skickar och signerar du avtalet
- Tillsammans med offerten: kunden ser villkoren innan beslutet, inte efter.
- E-signering: snabbare än att skriva ut och skanna, och den registreras.
- Handpenning vid signering: datumet är bokat när båda delarna har kommit in.
- En kopia till var och en, sparad tillsammans med övriga uppgifter om evenemanget.
- En påminnelse veckan innan med tider, utrymme och uppkoppling.
De vanligaste misstagen
- Att boka evenemanget via sms och lämna avtalet till senare.
- Att kopiera en mall från ett annat land utan att anpassa den till din lagstiftning.
- Att inte sätta pris på extra timmar, som alltid efterfrågas i sista minuten.
- Att lova leverans direkt utan att fråga om lokalen har internet.
- Att glömma användningen av bilderna och sedan inte kunna visa ditt bästa arbete.
Från avtal till evenemang: leverera det du skrev under på
Det du skriver under måste du kunna leverera likadant på varje evenemang. Med Snap360 förbereder du evenemanget med ram, musik och leveranssätt innan du åker, och appen spelar in offline även om uppkopplingen i lokalen strular. Gästerna får sin video via QR-kod, kunden har evenemangets galleri, och i de betalda planerna sparas evenemangen i 12 månader. Om du fortfarande bygger upp din tjänst, läs hur du sätter upp en 360-fotobås på ett evenemang och Kom igång med Snap360 GRATIS.
Om ditt erbjudande inte är klart än, börja med dina paket för 360-fotobås: när de är tydliga skriver avtalet nästan sig självt.
Vanliga frågor
Vad ska ett avtal för 360-fotobås innehålla?
Uppgifter om parterna och evenemanget, den bokade tjänsten, pris och handpenning, avbokning, tider och extra timmar, utrymme och el, säkerhet på plattformen, skador, leverans av videorna och användning av bilderna. Låt en jurist i ditt land granska det.
Hur stor ska handpenningen för en 360-fotobås vara?
Tillräckligt stor för att bokningen av datumet ska vara ett verkligt åtagande och för att täcka dig om kunden avbokar och du inte längre kan sälja den dagen. Varje operatör sätter sin procentsats utifrån sin marknad. Det viktiga är att skriva in den i avtalet tillsammans med vad som händer med handpenningen i varje fall.
Vad händer om kunden avbokar evenemanget?
Det som står i avbokningsklausulen kunden skrev under. Det vanliga är att sätta tidsgränser: ju närmare evenemanget kunden avbokar, desto mindre av handpenningen återbetalas. Du kan också erbjuda ett datumbyte inom en viss period, vilket ofta löser situationen bättre för båda.
Får jag använda videorna från evenemanget i mina kanaler?
Bara om avtalet tillåter det och dataskyddslagen i ditt land följs. Ta med en klausul om användning av bilder, kom överens om hur gästerna informeras och respektera den som inte vill synas. Vid företagsevent, be dessutom om uttryckligt tillstånd att visa deras varumärke.
Behövs ett avtal för ett litet födelsedagskalas?
Ja, även om det är kort. Ett födelsedagskalas har samma risker som ett bröllop: avbokningar, extra timmar, brist på utrymme eller skadad utrustning. Ett avtal på en sida med tjänsten, priset, handpenningen och avbokningen skyddar dig redan och ger kunden ett mer professionellt intryck.
