Checklistan för evenemangsdagen med ett 360-fotobås: före, under och efter

Evenemangsdagen med ett 360-fotobås handlar om tre sträckor: kom med tid att ställa upp och testa (branschguider talar om en till två timmar före gästerna), håll koll på utrustningen utan att vara i vägen medan tjänsten pågår, och packa ihop så att allt är redo för nästa evenemang. De flesta problem undviks i testet före öppning, inte under festen.

Det finns ingen officiell standard för tider, så den här guiden hittar inte på exakta minuter. Den bygger på två offentliga guider för operatörer av fotobås, checklistan inför evenemang från Touchpix och planeringsguiden för evenemang från Foto Master, plus praktiska kriterier som du kan anpassa till din egen utrustning. Båda kommer från programvaruföretag för fotobås och gäller fotobås i allmänhet, inte bara 360, så vi anpassar det som är tillämpligt.

Kort sammanfattat

• Ankomst: Foto Master rekommenderar att komma 1 till 2 timmar före gästerna.
• Tester: både Touchpix och Foto Master föreslår 3 till 5 fullständiga testomgångar före öppning.
• Anslutning: ta med din egen mobila hotspot, lita inte bara på lokalens wifi.
• Under evenemanget: var tillgänglig men diskret och håll koll på batteri, lagring och uppladdningar.
• Efteråt: packa ihop, bekräfta att inget är osynkat och inspektera utrustningen.

Innan du åker: dagen före och på morgonen

Allt som inte är laddat, uppdaterat eller testat hemma blir ett problem i lokalen. Det här är kontrollerna som Touchpix rekommenderar i sin checklista inför evenemang, tillämpade på en 360-plattform:

• Enheten uppdaterad: uppdatera systemet, stäng appar i bakgrunden och håll lagringsutrymme ledigt. Touchpix kräver minst 20 GB ledigt och varnar för att prestandan kan försämras under 3 till 5 GB. En 360-video är stor, så kontrollera ditt utrymme innan du åker.
• Ström: alla enheter på 100 %, originalkabeln plus minst en reserv, och en powerbank eller ett grenuttag.
• Evenemanget klart: skapa evenemanget med musik, ramar och text i den programvara du använder, och testa det med riktiga personer några dagar tidigare.
• Evenemangets uppgifter nära till hands: adress, kontakt på plats, tid för tillträde och avtalade timmar. Touchpix rekommenderar att du har en kopia av dina evenemangsinställningar och viktiga kontakter.
• Reserver: kablar, laddare och, om du kan, en andra enhet som redan är konfigurerad.

Om du ännu inte har rett ut vad tjänsten inkluderar och vad som händer om evenemanget drar över, gör det i förväg i hyresavtalet: evenemangsdagen är inte tillfället att förhandla om timmar.

En vägledande tidsplan för dagen

Ingen av guiderna vi läste anger en exakt klocktid. Det de är överens om är att komma med tid över, testa flera gånger och göra en sista kontroll före öppning (Touchpix placerar den 30 till 60 minuter innan gästerna kommer). Tabellen ordnar de stegen; tiderna är en referens som du bör anpassa till din uppsättning och det tillträde lokalen ger dig.

För den fysiska delen av uppställningen, se så ställer du upp en 360-plattform på ett evenemang.

Vad du testar innan du öppnar kön

En fullständig testomgång är mer än att spela in en video. Upprepa vägen en gäst kommer att ta och kontrollera varje steg:

1. Kliv upp och snurra: ställ en eller två personer på plattformen, kontrollera att den roterar mjukt och att kameran inte flyttar sig.
2. Bild och ljus: kontrollera att ansikten är väl upplysta och fria från hårda skuggor i den färdiga videon. Kriterierna finns i så belyser du ett 360-fotobås.
3. Ramar, musik och text: att det gästen får är det du ställde in för det här evenemanget, inte för ett tidigare.
4. Delning: testa metoden med din egen telefon. Touchpix rekommenderar att erbjuda flera sätt att dela, eftersom sms, WhatsApp eller e-post kan försenas eller blockeras.
5. Lagring och batteri: se hur mycket batteriet sjönk och hur mycket utrymme varje video tar, och multiplicera sedan med antalet gäster du väntar dig.

Guiderna från Touchpix och Foto Master kräver tre till fem sådana omgångar. Om något misslyckas på den tredje, åtgärda det och börja om räkningen.

Anslutning och reserver: där det blir komplicerat

• Lita inte bara på lokalens wifi: Touchpix rekommenderar din egen mobila hotspot eller resenätverksrouter som huvudanslutning, att du ber lokalen om nätverksuppgifter i förväg och kör ett hastighetstest. Foto Master föredrar för sin del lokalens wifi med en hotspot som reserv. Välj efter hur pålitlig lokalen är.
• Spela in utan att bero på nätet: Snap360App sparar 360-videor på enheten även utan anslutning; uppladdning till molnet och skapande av QR-kod kräver internet. Detaljer i spela in utan anslutning.
• Anpassa i förväg: musik, ramar och bilder för intro och outro ställer du bäst in medan du fortfarande har anslutning.
• Synka när nätet är tillbaka: i Snap360App visas väntande videor i det lokala galleriet, i avsnittet med osynkade videor, och skickas med synkknappen; håll appen öppen medan det pågår.
• Plan B: Touchpix råder till en andra enhet redo, reservkablar och ett manuellt sätt att leverera videor om nätet fallerar.

Under evenemanget och när du packar ihop

Foto Master sammanfattar operatörens roll i en rad: var tillgänglig men diskret, och låt båset göra jobbet. I praktiken:

• Köns tempo: om en kö bildas, förkorta varje gästs rutin innan du förlänger tjänstetiden. Foto Master erbjuder hastighetsinställningar för evenemang med stora volymer.
• Säkerhet: påminn gästerna om plattformens regler (vikt, antal personer, skor) och var tydlig med vem som stoppar rotationen vid behov. Din utrustnings kapacitet bör komma från tillverkaren, inte från en allmän regel.
• Regelbundna kontroller: batteri, ledigt utrymme och att videorna sparas, åtminstone då och då.
• I slutet: packa inte ihop förrän du bekräftat att allt är sparat och, vid behov, synkat. Rengör och inspektera sedan utrustningen och notera eventuella incidenter.

Om evenemanget drar över, tillämpa det avtalet säger i stället för att improvisera, och om du tar betalt per timme, gör klart för kunden vid bokningen hur många timmar tjänsten täcker och när klockan börjar ticka.

Om du är operatör: gör det till en rutin

Gör den här listan till en fast anteckning i telefonen och gå igenom den vid varje evenemang: upprepning är det som förhindrar misstag. Med Snap360App kan du spela in utan anslutning och anpassa videon med ramar och musik, och börja med gratisplanen, utan kort och utan tidsgräns.

Vanliga frågor