De checklist voor de eventdag van een 360 photobooth: ervoor, tijdens en erna

Een eventdag met een 360 photobooth komt neer op drie stukken: aankomen met tijd om op te bouwen en te testen (gidsen uit de branche noemen een tot twee uur voor de gasten), de apparatuur in de gaten houden zonder in de weg te lopen zolang de dienst draait, en opruimen zodat alles klaar is voor het volgende event. De meeste problemen voorkom je in de test voor de opening, niet tijdens het feest.

Er is geen officiële norm voor timing, dus deze gids verzint geen exacte minuten. Hij put uit twee openbare gidsen voor photobooth-operators, de checklist voor voor het event van Touchpix en de eventplanningsgids van Foto Master, plus praktische criteria die je op je eigen apparatuur kunt afstemmen. Beide komen van photobooth-softwarebedrijven en gaan over photobooths in het algemeen, niet alleen 360, dus we passen aan wat van toepassing is.

In het kort

• Aankomst: Foto Master raadt aan 1 tot 2 uur voor de gasten aan te komen.
• Tests: zowel Touchpix als Foto Master stellen 3 tot 5 volledige testsessies voor het openen voor.
• Verbinding: neem je eigen mobiele hotspot mee en vertrouw niet alleen op de wifi van de locatie.
• Tijdens het event: wees beschikbaar maar onopvallend en let op batterij, opslag en uploads.
• Erna: ruim op, controleer dat niets ongesynchroniseerd is gebleven en inspecteer de apparatuur.

Voordat je vertrekt: de dag ervoor en de ochtend

Wat thuis niet is opgeladen, bijgewerkt of getest, wordt een probleem op de locatie. Dit zijn de controles die Touchpix aanraadt in zijn checklist voor het event, toegepast op een 360 platform:

• Toestel up-to-date: werk het systeem bij, sluit apps op de achtergrond en houd opslag vrij. Touchpix vraagt om minstens 20 GB vrij en waarschuwt dat de prestaties kunnen lijden onder 3 tot 5 GB. Een 360 video is groot, dus controleer je ruimte voordat je vertrekt.
• Stroom: elk toestel op 100%, de originele kabel plus minstens één reservekabel, en een powerbank of stekkerdoos.
• Event klaar: maak met welke software je ook gebruikt het event aan met muziek, kaders en tekst, en test het een paar dagen eerder met echte mensen.
• Eventgegevens bij de hand: adres, contactpersoon ter plekke, toegangstijd en afgesproken uren. Touchpix raadt aan een kopie van je eventinstellingen en belangrijke contacten bij je te houden.
• Reserve: kabels, opladers en, als het kan, een tweede toestel dat al is ingesteld.

Heb je nog niet vastgelegd wat de dienst omvat en wat er gebeurt als het event uitloopt, regel dat dan vooraf in het huurcontract: de eventdag is niet het moment om over uren te onderhandelen.

Een richtlijn voor de tijdlijn van de dag

Geen van de gidsen die we raadpleegden geeft een exacte klok. Waar ze het over eens zijn is ruim op tijd aankomen, meerdere keren testen en een laatste controle voor het openen (Touchpix plaatst die 30 tot 60 minuten voordat de gasten komen). Deze tabel zet die stappen op volgorde; de tijden zijn een referentie die je moet afstemmen op je opstelling en de toegang die de locatie je geeft.

Voor de fysieke kant van de opbouw lees je zo bouw je een 360 platform op bij een event.

Wat je test voordat je de rij opent

Een volledige testsessie is meer dan één video opnemen. Herhaal de route die een gast neemt en controleer elke stap:

1. Opstappen en draaien: zet een of twee mensen erop, controleer dat het platform soepel draait en de camera niet verschuift.
2. Beeld en licht: controleer dat gezichten goed verlicht zijn en vrij van harde schaduwen in de uiteindelijke video. De criteria staan in hoe je een 360 photobooth verlicht.
3. Kaders, muziek en tekst: dat wat de gast krijgt is wat je voor dit event hebt ingesteld, niet voor een vorig.
4. Delen: test de methode met je eigen telefoon. Touchpix raadt aan meerdere manieren van delen aan te bieden, want sms, WhatsApp of e-mail kunnen vertraagd of geblokkeerd worden.
5. Opslag en batterij: kijk hoeveel batterij er is gedaald en hoeveel ruimte elke video inneemt, en vermenigvuldig dat met het aantal gasten dat je verwacht.

De gidsen van Touchpix en Foto Master vragen om drie tot vijf van deze sessies. Faalt er iets bij de derde, los het dan op en begin de telling opnieuw.

Verbinding en reserves: waar het ingewikkeld wordt

• Vertrouw niet alleen op de wifi van de locatie: Touchpix raadt je eigen mobiele hotspot of reisrouter aan als hoofdverbinding, met vooraf de netwerkgegevens bij de locatie opvragen en een snelheidstest. Foto Master geeft zelf de voorkeur aan de wifi van de locatie met een hotspot als reserve. Kies naargelang hoe betrouwbaar de locatie is.
• Neem op zonder van het netwerk af te hangen: Snap360App bewaart 360 video's op het toestel, ook zonder verbinding; uploaden naar de cloud en QR-codes maken hebben wel internet nodig. Details in opnemen zonder verbinding.
• Personaliseer vooraf: muziek, kaders en intro- en outro-afbeeldingen stel je het best in terwijl je nog verbinding hebt.
• Synchroniseer zodra het netwerk terug is: in Snap360App verschijnen wachtende video's in de lokale galerij, in het onderdeel ongesynchroniseerde video's, en worden ze verstuurd met de synchronisatieknop; houd de app open terwijl het loopt.
• Plan B: Touchpix adviseert een tweede toestel klaar te hebben, reservekabels en een handmatige manier om video's af te leveren als het netwerk uitvalt.

Tijdens het event en bij het opruimen

Foto Master vat de rol van de operator in één regel samen: wees beschikbaar maar onopvallend en laat de photobooth het werk doen. In de praktijk:

• Tempo van de rij: vormt zich een rij, verkort dan de routine van elke gast voordat je de duur van de dienst verlengt. Foto Master biedt snelheidsinstellingen voor events met veel volume.
• Veiligheid: herinner gasten aan de regels van het platform (gewicht, aantal personen, schoeisel) en wees duidelijk over wie de draai zo nodig stopt. De capaciteit van je apparatuur moet van de fabrikant komen, niet van een algemene regel.
• Periodieke controles: batterij, vrije ruimte en of video's worden opgeslagen, minstens af en toe.
• Aan het eind: ruim niet op voordat je hebt bevestigd dat alles is opgeslagen en, zo nodig, gesynchroniseerd. Maak daarna de apparatuur schoon, inspecteer haar en noteer eventuele incidenten.

Loopt het event uit, pas dan toe wat het contract zegt in plaats van te improviseren, en reken je per uur, maak dan bij het boeken aan de klant duidelijk hoeveel uur de dienst dekt en wanneer de klok begint te lopen.

Als je de operator bent: maak er een routine van

Maak van deze lijst een vaste notitie op je telefoon en loop hem bij elk event door: herhaling voorkomt slippertjes. Met Snap360App kun je opnemen zonder verbinding en de video personaliseren met kaders en muziek, en beginnen met het gratis abonnement, zonder kaart en zonder tijdslimiet.

Veelgestelde vragen